Jak získat digitální podpis a jak s ním urychlíte firemní administrativu

Co vlastně je digitální podpis? Čistě teoreticky by to mohl být i sken či fotografie vašeho skutečného vlastnoručního podpisu, případně, pokud byste preferovali vyšší kvalitu, může jít o vektorový obrázek. Všechny tyto formy počítačové grafiky jsou digitální, přesto však nejde o skutečný digitální podpis.

Skutečný digitální podpis – jeho vlastnosti a výhody

Pokud mluvíme o skutečném elektronickém či digitálním podpisu (jde o jedno a to samé), z hlediska informatiky se jedná o specifická data, která nahrazují vlastnoruční ověřený podpis. Důležité je ono slůvko „ověřený“ – takovou vlastnost nemá a nemůže mít pouhý sken, fotografie nebo vektorová grafika zmíněná výše. Oproti tomu pravý digitální podpis ověřuje totožnost podepsané osoby, a to i v anonymním světě internetu.

A co na to právníci? Odcitujeme přesně znění z nařízení Evropského parlamentu a Radu EU č. 910/2014: „Z právního hlediska je digitální podpis definován jako data v elektronické podobě, která jsou připojena k jiným datům v elektronické podobě nebo jsou s nimi logicky spojena a která podepisující osoba používá k podepsání“.

Zajímavost: Česká republika byla třetí zemí světa, kde došlo k uzákonění elektronického podpisu, bylo to v roce 2000.

Výhody a vlastnosti digitálního podpisu

Díky tomu, že digitální podpis je formou ověřeného podpisu, má několik zásadních vlastností:

• Integrita – digitální podpis je pevně propojený s podepsaným dokumentem, díky tomu lze vždy ověřit, že po podepsání nedošlo v daném dokumentu k žádným změnám.
• Autenticita – vždy je možné spolehlivě ověřit identitu podepisujícího.
• Časové ukotvení – digitální podpis v sobě zpravidla obsahuje i „digitální datumku“, tj. časové razítko, které prokazuje datum a přesný čas podepsání dokumentu.

Výhody této formy podepisování jsou nasnadě:

• Digitální veřejná správa – digitální podpis můžete použít při potvrzování úředních dokumentů nebo korespondence (tj. např. při podání přehledu o příjmech a výdajích OSVČ, u přihlášky a odhlášky k nemocenskému pojištění, u přiznání k DPH, při elektronické komunikaci se státní správou nebo s krajskými či městskými úřady atd.).
• Digitální soukromý sektor – digitální podpis můžete stejně tak dobře využít při podávání žádostí o dotace EU, při podepisování faktur nebo samozřejmě v jakékoliv firemní korespondenci.
• Úspora času a peněz – odesílání dokumentů k podpisu poštou (nemluvě o fyzickém doručování) je nejen časově náročné, ale také finančně zatěžující a celkově neefektivní. Digitální podpis umožňuje okamžité podepisování dokumentů online – bez pošty a ověřování.
• Jednoduchost a pohodlí – díky digitálnímu podpisu nemusíte hledat tiskárnu nebo skener. Dokumenty můžete podepsat odkudkoliv a kdykoliv, stačí vám pouze zařízení s přístupem k internetu.
• Nepotřebujete pero ani papír – jde samozřejmě o žertovný bod pro odlehčení, nicméně v některých situacích tuto výhodu digitálního podpisu můžete velmi náležitě ocenit (nikdo z přítomných nemá po ruce psací náčiní). Faktem nicméně zůstává, že snížení používání papíru má pozitivní dopad na životní prostředí a z tohoto hlediska je digitální podpis bezesporu ekologičtější alternativou.

Tip: Podívejte se, jak se správně starat o osobní údaje podle GDPR.

Jak získat digitální podpis

Nejrychlejší a nejjednodušší možností, jak získat digitální podpis, je použití spolehlivé a ověřené online platformy. My v CGOS implementujeme nástroj DigiSign, který umožňuje rychlé a efektivní podepisování dokumentů online a poskytuje vysokou úroveň zabezpečení i ověření identity podepisujícího (přesně jak je uvedeno výše ve výčtu vlastností pravého digitálního podpisu).

Jak na online podpis dokumentu pomocí DigiSignu?

Opravdu jednoduše a velice rychle – běžnou kupní smlouvu vyřídíte za 2 minuty. Stačí jen několik kroků:

• Otevřete online aplikaci DigiSign pro digitální podepisování.
• Založte novou obálku a přetáhněte do ní dokument k podpisu.
• Zadejte podepisující – mohou být dva nebo klidně i deset, na množství nezáleží.
• Připojte stručnou zprávu (typu „Dobrý den, zasílám Vám smlouvu dle předchozí dohody“).
• Do dokumentu přetáhněte z nabídky pole pro digitální podpis a jedním kliknutím je spárujte s identitami podepisujících.
• Kliknutím dokument odešlete všem podepisujícím současně. Těm se dokument zobrazí až po dvoufázovém ověření jejich identity. Podepsat klidně mohou z mobilu nebo jakéhokoliv zařízení s dotykovým displejem a připojením k internetu.

Tip: Mohlo by vás zajímat, proč se vyplatí personalizace objednávkového formuláře.

Jak digitální podpis „nakopne“ vaši firemní administrativu?

Stručně: velmi výrazně ji urychlí. Digitální podpis umožňuje firmám podepisovat smluvní i interní dokumenty online, rychle a bezpečně (díky ověření přes Bank ID je možné prokázat identitu podepisujícího až na úroveň AML). To znamená:

• Vše online – smlouvy, nabídky a další dokumenty mohou vaši zákazníci podepsat rychle, pohodlně online, bez nutnosti návštěvy vaší pobočky či kanceláře.
• Workflows pro urychlení administrativy – např. při nepodepsání daného dokumentu do týdne se bude digitální podpis automaticky delegovat na jiného kompetentního pracovníka. Podobných automatických procesů lze samozřejmě nastavit desítky.
• Bezpečnost – díky partnerství s Bankovní identitou a Bank ID garantuje CGOS ověření digitálních podpisů a identity podepisujících až do úrovní AML a KYC. Díky časovému razítku je dokument po podepsání chráněný před případnou nežádoucí změnou.
• Funkční digitální transformace – kombinace DigiSign a nástroje Interactive pro automatickou tvorbu dokumentů vám umožní zdigitalizovat a zautomatizovat smluvní a dokumentační administrativní procesy a zefektivnit tak váš back-office, product management i sales. Příklad: V nástroji Interactive připravíte i komplikovanou zákaznickou smlouvu na několik kliknutí a díky DigiSignu ji během několika minut připravíte k digitálnímu podpisu a odešlete zákazníkovi. Tím ušetříte několik hodin na přípravě dokumentů a několik dní (nebo i týdnů) oproti klasickému podepisování a zasílání dokumentu poštou.

Proč digitální podpis od nás?

Především proto, že je to rychlé a bez starostí:

• Nastavíme za vás celou službu a související procesy, takže nemusíte řešit žádné technické detaily. To se týká i automatických podpisových workflows, o kterých píšeme výše, nebo integrace s vaším firemním prostředím. K implementaci a provozu tedy nemusíte alokovat čas vlastního IT oddělení.
• Implementaci zvládneme za několik dní, a to bez ohledu na složitost pravidel a vnitřních politik ve vaší společnosti.
• Nepřetržitá podpora – poskytujeme nepřetržitou zákaznickou podporu 24/7 v češtině, takže máte jistotu, že vám bude kdykoliv k dispozici odborná pomoc.

Digitální podpis přináší bezpečnost, rychlost a efektivitu do procesů, které byly dříve závislé na papíru a tužce. S digitalizací dokumentů a využíváním digitálního podpisu své podnikání zmodernizujete, ušetříte čas i peníze a získáte důvěru svých zákazníků i obchodních partnerů. Ozvěte se nám ještě dnes a posuňte své podnikání na novou úroveň.